Code banken

De Volksbank past de Code Banken toe. Op deze pagina leest u hoe wij de onderwerpen van de Code Banken in de dagelijkse praktijk toepassen.

Download toepassing van de Code Banken door de Volksbank
(8 maart 2018)

Beheerste en integere bedrijfsvoering

De missie van de Volksbank is beschreven in ons manifest: bankieren met de menselijke maat. Dit sluit aan op de wens van de maatschappij om invulling te geven aan dienstbaar bankieren. Om deze missie waar te maken, heeft de Volksbank een uitdagende ambitie geformuleerd, het optimaliseren van gedeelde waarde. Hiermee bedoelen we dat de Volksbank de belangen van klanten, maatschappij, medewerkers en aandeelhouder(s) in samenhang dient.

Met onze kernactiviteiten creëren we nut voor de klant, nemen we verantwoordelijkheid voor de maatschappij, bieden we medewerkers zingeving en behalen we rendement voor de aandeelhouder. Om onze ambitie te realiseren, richten we ons de komende jaren op drie pijlers: de nadrukkelijke profilering als maatschappelijke bank, een eenvoudige en efficiënte bedrijfsvoering, en een innovatieprofiel van slimme toepasser. Onze missie en ambitie hebben wij vertaald naar doelstellingen voor de lange termijn. De Volksbank heeft een gematigd risicoprofiel en een beleid voor duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ons risicomanagement beschermt de gedeelde waarde-ambitie en ondersteunt het rendement voor alle belanghebbenden, nu en later. Zie ook het strategisch rapport (2017).

De statutaire directie van de Volksbank (de Directie) zorgt ervoor dat de medewerkers bekend zijn en blijven met alle regels, waarden en normen die gelden. De raad van commissarissen van de Volksbank (de RvC) ziet hierop toe. De Directie en RvC hebben een voorbeeldfunctie voor alle medewerkers van de Volksbank. Zij moedigen medewerkers aan om met elkaar in gesprek te gaan en blijven. Ook als het om onderwerpen gaat die gevoelig liggen. Het is belangrijk om lef te tonen en verantwoordelijkheid te nemen. De doorlopende aandacht voor deze onderwerpen komt onder andere tot uiting op ons intranet. Ook worden er op regelmatige basis bijeenkomsten gehouden over relevante thema’s, zoals risicobeheersing en compliance.

Wij vinden het erg belangrijk dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de missie, ambitie en strategie van de Volksbank en dat zij daar in overeenstemming mee handelen. De interne gedragscode 'Gezond verstand, gezond geweten' heeft een centrale plaats binnen de Volksbank en normeert het handelen van onze medewerkers. Alle medewerkers van de Volksbank worden aangesproken op vakbekwaamheid. Zij die contact met klanten hebben, zijn verplicht hun Wft-diploma’s te behalen. De medewerkers zonder klantcontact bieden we de Basis Check aan waarin ze de basisbeginselen van het bankieren leren. Daarna blijven medewerkers via een Permanente Educatie-tool op de hoogte van de meest actuele ontwikkelingen. Ook stimuleren we medewerkers zich permanent te informeren en bij te scholen via het intranet, interne en externe cursussen, presentaties en periodieke nieuwsbrieven. De Directie en RvC hebben een voorbeeldfunctie voor alle medewerkers van de Volksbank. De werkwaarden ‘ken je klant’, ‘versta je vak’ en ‘toon lef’ staan centraal. Naast deze gedragscode werkt ook het manifest door in de dagelijkse gang van zaken van de Volksbank.

Er is voortdurende focus op de verbetering van de eigen bedrijfsvoering. “Huis op orde” is de verzamelnaam voor het portfolio van bankbrede programma’s die hieraan bijdragen. Datamanagement is een voorbeeld van een “Huis op orde” programma. De afdeling Waardestroom, Data en Informatiemanagement (WDI) houdt zich bezig met de coördinatie en het beleid van datakwaliteit en (data) privacy.

Het systeem van risicobeheersing waarborgt goede checks en balances. Naast het ICF draagt het risicobeleidskader, de zogenaamde Risk Management Policies (RMP’s), hieraan bij. De compliance-afdeling heeft een onafhankelijke positie en kent een directe rapportagelijn naar de Directie en de RvC.

De Directie vervult een voorbeeldfunctie voor alle medewerkers van onze bank. Zowel gezamenlijk als afzonderlijk zijn zij zich er in hun handelen van bewust dat zij een belangrijke rol vervullen voor de cultuur van de Volksbank. Om dit te waarborgen, neemt de RvC dit aspect mee in haar jaarlijkse beoordeling van de Directie.
Het is belangrijk dat de samenleving kan rekenen op een stabiele, dienstbare en betrouwbare bancaire sector die producten en diensten levert die aansluiten bij de wensen van de klanten. Het is daarbij belangrijk dat klanten voldoende keuzevrijheid hebben. Om daar invulling aan te geven, heeft de Volksbank de ambitie geformuleerd van het optimaliseren van gedeelde waarde.

Gedeelde waarde richt zich op zowel maatschappelijke en economische als financiële en niet-financiële aspecten, die hand in hand gaan. De Volksbank streeft naar het optimaliseren van deze gedeelde waarde door het leveren van nut voor klanten, het nemen van verantwoordelijkheid voor de maatschappij, het zorgen voor zingeving voor medewerkers en het behalen van rendement voor de aandeelhouder(s).

Het introductieprogramma OPEN laat nieuwe medewerkers kennis maken met de Volksbank. Zo bouwen zij direct een netwerk met collega's op. Zij delen hun frisse blik en helpen op die manier de Volksbank zich te blijven ontwikkelen en innoveren. Tijdens OPEN is er ruimschoots aandacht voor alle (zelf)regulering die van toepassing is. Naast de gedragscode, ons manifest en formele regelgeving, komen ook de bankierseed en het bancaire tuchtrecht aan bod.

De Volksbank organiseert interne cursussen en themabijeenkomsten. Hierin worden medewerkers bijgeschoold op het gebied van nieuwe ontwikkelingen in de markt, de toepasselijke regelgeving en de naleving daarvan. Voorbeelden hiervan zijn de themabijeenkomsten over verschillende onderwerpen op het gebied van risicomanagement, balance sheet management, privacy, cyber resilience en sanctieregelgeving.

Raad van Commissarissen

De leden van de RvC zijn gecommitteerd en bereid - en ook in staat gebleken - voldoende tijd voor hun belangrijke taak vrij te maken. Zij zijn zich bewust van de maatschappelijke rol van de Volksbank en van de belangen van de verschillende stakeholders. De RvC vergaderde in 2017 elf keer. Bij vrijwel iedere vergadering was de voltallige RvC aanwezig. Bij afwezigheid (van een deel van de vergadering) heeft de betreffende commissaris in de regel aan de voorzitter, dan wel aan de voltallige RvC, zijn of haar input gegeven op de te bespreken onderwerpen.

Alle leden van de RvC zijn zich bewust van de maatschappelijke rol die de Volksbank vervult en van de belangen van de verschillende stakeholders. Dit wordt immers ook tot uiting gebracht in de strategie van de Volksbank, namelijk het optimaliseren van gedeelde waarde van de stakeholders. De RvC neemt dit altijd mee bij haar taakvervulling.

Conform de Code Banken heeft de RvC zowel een Risico Commissie, als een Audit Commissie ingericht. Daarnaast heeft de RvC ook een Remuneratie- en Nominatie Commissie samengesteld. Deze commissies bestaan uit leden van de RvC. Bij hun aanstelling is rekening gehouden met hun individuele competenties en ervaring en met de samenstelling van de RvC. Zij beschikken o.a. over grondige kennis van financiële verslaglegging, interne beheersing, audit, IT en human resource management. Iedere commissie beschikt over een eigen reglement. Deze reglementen zijn gepubliceerd op onze website. In de reglementen is opgenomen wat de rol en verantwoordelijkheid van de desbetreffende commissie is, hoe de commissie is samengesteld en de wijze waarop de taken van de commissie worden uitgevoerd. Alle leden van de commissies van de RvC zijn onafhankelijk.

De Volksbank heeft een PE (permanente educatie)-programma voor de leden van de RvC. Het doel hiervan is het op peil houden, verbreden en verdiepen van hun kennis en deskundigheid. Het programma omvat zowel financiële als niet-financiële thema’s. Onderwerpen zoals corporate governance, zorgplichten ten aanzien van het belang van de klant, integriteit, gedrag en cultuur, risicomanagement, financiële verslaggeving, audit, maar ook relevante ontwikkelingen binnen de bank en binnen de financiële sector komen aan bod. Het PE-programma is zowel gericht op de RvC als geheel, als op de individuele leden van hiervan. Daar waar nodig verbreden en verdiepen de leden van de RvC hun kennis en deskundigheid ook op individuele basis, afhankelijk van de positie die zij binnen de RvC bekleden en hun kennis en deskundigheid. Naast het PE-programma volgen nieuwe leden van de RvC ook een op maat gemaakt introductieprogramma.

Alle leden van de RvC worden jaarlijks beoordeeld op hun functioneren. Daarnaast bespreekt de RvC jaarlijks, buiten aanwezigheid van de Directie, ook haar eigen functioneren en dat van de commissies. Hier wordt gekeken of de RvC nog steeds beschikt over de noodzakelijke deskundigheid. Ook wordt hier gekeken naar de effectiviteit van het programma van permanente educatie. Deze zelfevaluatie vindt eens per drie jaar plaats onder onafhankelijke, externe begeleiding. Zie ook Bericht van de Raad van Commissarissen en Corporate governance (2017).

Raad van bestuur

De Directie is onder meer verantwoordelijk voor het bestuur, (het laten uitvoeren van) het (risico)beleid, de governance en de belangrijkste personele beslissingen binnen de Volksbank. De Directie zorgt voor een organisatiestructuur die effectieve besluitvorming, verantwoording en transparantie bevordert en waarborgt een adequaat risicobeheer.

Binnen de Directie is een Chief Risk Officer (CRO) benoemd, die primair verantwoordelijk is voor het risicomanagement en de ontwikkeling en implementatie ervan. Daarnaast houdt de CRO toezicht op de verschillende bedrijfsrisico’s. De CRO is verder verantwoordelijk voor het formuleren van de Risk Appetite Statement (RAS) en het vertalen hiervan naar concrete risicobeheersing en heeft geen commerciële aandachtsgebieden. In het risicobeleid wordt zowel rekening gehouden met financiële als niet-financiële risico’s. Voorbeelden van financiële risico’s zijn kredietrisico en liquiditeitsrisico. Niet-financiële risico’s zijn bijvoorbeeld reputatierisico en strategische risico’s. Omdat de CRO lid is van de Directie wordt gewaarborgd dat het gematigd risicoprofiel van de Volksbank betrokken wordt bij alle materiële beslissingen. Bij het uitoefenen van de risicobeheersfunctie houdt de bank rekening met systeemrisico’s. Hiermee worden de risico's bedoeld die de bank loopt door verstoringen van het financiële systeem. Negatieve effecten daarvan kunnen niet alleen ernstige gevolgen hebben voor dat financiële systeem, maar ook voor de reële economie. Dit systeemrisico wordt bijvoorbeeld meegenomen in de stresstesten die onze bank regelmatig uitvoert.

De Volksbank beschikt over een PE (permanente educatie)-programma voor de leden van de Directie. Het doel hiervan is het op peil houden, verbreden en verdiepen van hun kennis en deskundigheid. Het programma omvat zowel financiële als niet-financiële thema’s. Onderwerpen zoals corporate governance, zorgplichten, integriteit, gedrag en cultuur, risicomanagement, financiële verslaggeving, audit, maar ook relevante ontwikkelingen binnen de bank en binnen de financiële sector komen aan bod. Het PE-programma is zowel gericht op de Directie als geheel, als op de individuele leden van hiervan. Daar waar nodig verbreden en verdiepen de leden van de Directie hun kennis en deskundigheid ook op individuele basis, afhankelijk van de positie die zij binnen de Directie bekleden en hun kennis en deskundigheid. Voor nieuwe leden van de Directie wordt een kennismakingsprogramma gemaakt en zij volgen tijdens hun introductie ook - zoals elke medewerker van de Volksbank - het algemene introductieprogramma OPEN. Zie het hoofstuk Corporate Governance (2017).

Risicobeleid

Ons gematigd risicobeleid is sterk verbonden met de missie, ambitie en strategie van de Volksbank. Daarnaast speelt ook ons manifest een rol bij de manier waarop risico’s binnen onze bank worden beheerst. Hierbij beperken wij ons niet alleen tot louter financiële risico’s, maar worden ook niet-financiële risico’s (zoals bijvoorbeeld operationeel risico) in ons risicobeleid meegenomen. In dit kader is een nieuw Integrated Control Framework (ICF) ontwikkeld.


Zoals eerder aangegeven is de Directie verantwoordelijk voor het risicobeleid binnen de Volksbank. De RvC houdt hier toezicht op. Om dit te kunnen waarborgen wordt de risicobereidheid ieder jaar ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd. Dit geldt ook voor tussentijdse materiële wijzigingen. De RvC beoordeelt vervolgens op strategisch niveau of de kapitaalallocatie en het liquiditeitsbeslag in algemene zin in overeenstemming zijn met de goedgekeurde risicobereidheid en of de bedrijfsactiviteiten hier in algemene zin binnen passen. Daarnaast houdt de RvC ook toezicht op het door de Directie gevoerde risicobeleid.
De RvC houdt toezicht op het risicobeleid en risicobeheersings- en controlesystemen. Hierbij wordt de RvC geadviseerd door de Risico Commissie en de Audit Commissie.

Lees meer over het risicobeleid in 2017

Audit

De afdeling Audit van de Volksbank is onafhankelijk gepositioneerd en toetst periodiek, het bestaan en de werking van de governance, het risicomanagement, de interne beheersing en de processen van de Volksbank. Met het Manifest als uitgangspunt geeft de afdeling Audit klantgerichte en risico-gebaseerde assurance, advies en inzichten aan de Directie. De directeur van de afdeling Audit rapporteert rechtstreeks aan de Chief Executive Officer (CEO) en geeft een onafhankelijk oordeel over de verschillende processen. Ook heeft de directeur een directe rapportagelijn naar de voorzitter van de Audit Commissie van de RvC. Het Audit Charter van de afdeling Audit is op intranet geplaatst.

Audit wisselt periodiek informatie uit met de externe accountant en de Audit Commissie. Daarnaast zijn Audit en de externe accountant ook permanent uitgenodigd om bij de vergadering van de Audit Commissie van de RvC aanwezig te zijn. Ook vindt ten minste jaarlijks een overleg plaats met de externe accountant en De Nederlandsche Bank

Beloningsbeleid

De Volksbank voert een beloningsbeleid dat is gebaseerd op ons manifest, onze ambitie van gedeelde waarde, ons profiel van een maatschappelijke bank en het gematigd risicoprofiel van de bank. Het beloningsbeleid geldt voor alle medewerkers van de Volksbank. De beloningsrisico’s, de beheersing en beperking daarvan worden periodiek in kaart gebracht.

Het beloningsbeleid is de afgelopen jaren steeds meer in lijn gebracht met de bank die we willen zijn. Bankieren met de menselijke maat vraagt om een beloningsbeleid dat daarbij past. Het beloningsbeleid van de Volksbank is gebaseerd op ons manifest, onze ambitie van gedeelde waarde, ons profiel van een maatschappelijke bank en het lage risicoprofiel van de bank. Dat betekent dat we doelen stellen die gericht zijn op het creëren van gedeelde waarde voor alle stakeholders. De Volksbank kent geen variabele beloningen. Ook is aandacht voor de interne beloningsverhoudingen (de meestverdienende medewerker verdient maximaal tien keer zoveel als het gemiddelde binnen de bank).

Binnen de Volksbank wordt een beloningsbeleid gehanteerd waarbij de vergoeding van de RvC en de beloning van de Directie lager liggen dan de mediaan van de benchmarkgroepen binnen de financiële sector.
Het beloningsbeleid voldoet aan de relevante juridische vereisten zoals weergegeven in onder andere de Nederlandse Corporate Governance Code, de Code Banken, de Regeling beheerst beloningsbeleid Wft 2014 en de Wet beloningsbeleid financiële ondernemingen (Wbfo) die per 7 februari 2015 van kracht is. De Volksbank kent geen variabele beloningen voor de Directie. Vanaf 1 januari 2018 is ook de variabele beloning (als onderdeel van de beoordelingscyclus) opgehouden te bestaan.

Lees meer over de beloningen in 2017